Szkolenie online: Rozliczanie kosztów GZM, mediów i najmu w spółdzielni mieszkaniowej. Od faktury, odczytu i regulaminu do lokalu, rozliczenia rocznego i podatków

Program szkolenia

W programie:

BLOK 1. GZM jako podstawowy obszar rozliczeń spółdzielni mieszkaniowej
Cel bloku: uporządkowanie zakresu GZM i odróżnienie jej od działalności wynikowej oraz komercyjnej.
Zakres
1. Istota gospodarki zasobami mieszkaniowymi.
2. GZM jako działalność rozliczeniowa, a nie klasycznie zyskowna.
3. Przychody GZM:
o opłaty eksploatacyjne,
o odpisy na fundusz remontowy,
o zaliczki na media,
o pożytki z nieruchomości wspólnej, o ile są właściwie przypisane.
4. Koszty GZM:
o eksploatacja,
o administracja,
o konserwacje,
o energia części wspólnych,
o sprzątanie,
o utrzymanie zieleni,
o przeglądy,
o podatki i opłaty,
o ubezpieczenia.
5. GZM a działalność poza GZM:
o najem lokali użytkowych,
o reklamy,
o dachy pod anteny,
o dzierżawy,
o parkingi,
o usługi odpłatne.
6. Dlaczego rozdzielenie GZM i działalności wynikowej ma znaczenie dla:
o rozliczeń z mieszkańcami,
o rachunku zysków i strat,
o CIT,
o informacji dodatkowej,
o komunikacji z radą nadzorczą i mieszkańcami.

BLOK 2. Model rozliczania kosztów GZM – od faktury do nieruchomości i lokalu
Cel bloku: pokazanie praktycznej ścieżki rozliczenia kosztu od dokumentu źródłowego do kartoteki lokalu.
Zakres
1. Faktura lub dokument źródłowy jako początek procesu.
2. Identyfikacja rodzaju kosztu:
o koszt bezpośredni nieruchomości,
o koszt wspólny,
o koszt ogólnospółdzielczy,
o koszt działalności poza GZM,
o koszt mediów,
o koszt funduszu remontowego.
3. Przypisanie kosztu do:
o nieruchomości,
o budynku,
o grupy budynków,
o lokalu,
o medium,
o funduszu,
o zadania remontowego,
o działalności opodatkowanej.
4. Powiązanie kosztu z planem gospodarczym.
5. Powiązanie kosztu z kalkulacją stawek.
6. Rola analityki księgowej.
7. Uzgodnienie kosztów z księgami pomocniczymi.

BLOK 3. Dokumentacja rozliczeń: regulaminy, uchwały, PK i ścieżka audytu
Cel bloku: pokazanie, że poprawne rozliczenie musi być nie tylko policzone, ale też udokumentowane i możliwe do obrony.
Zakres
1. Dokumenty zewnętrzne:
o faktury,
o umowy,
o protokoły odbioru,
o decyzje,
o noty,
o odczyty,
o zestawienia dostawców.
2. Dokumenty wewnętrzne:
o PK naliczenia opłat,
o PK podziału kosztów,
o PK rozliczenia GZM,
o PK rozliczenia mediów,
o PK korekty rocznej,
o PK rozliczenia pożytków.
3. Regulaminy:
o regulamin rozliczania kosztów GZM,
o regulamin rozliczania mediów,
o regulamin funduszu remontowego,
o regulamin najmu lokali i powierzchni,
o zasady rozliczania pożytków.
4. Uchwały:
o plan gospodarczy,
o stawki opłat,
o klucze podziałowe,
o przeznaczenie pożytków,
o zasady finansowania kosztów wspólnych.
5. Polityka rachunkowości:
o segmenty działalności,
o analityka,
o RMC/RMB,
o zasady rozliczania nadwyżek i niedoborów GZM,
o zasady ujmowania mediów,
o zasady rozliczania kosztów wspólnych.
6. Ścieżka audytu:
o od faktury,
o przez księgę główną,
o przez system rozliczeń,
o do kartoteki lokalu.

BLOK 4. Podział kosztów GZM na lokale – klucze, lokale mieszane, garaże i miejsca postojowe
Cel bloku: nauczenie doboru i dokumentowania kluczy podziałowych.
Zakres
1. Koszty rozliczane według powierzchni.
2. Koszty rozliczane według liczby osób.
3. Koszty rozliczane według liczby lokali.
4. Koszty rozliczane według zużycia.
5. Koszty rozliczane według udziałów.
6. Klucze mieszane.
7. Koszty wspólne budynku z lokalami mieszkalnymi i użytkowymi.
8. Garaże i miejsca postojowe:
o jako element GZM,
o jako odrębny segment,
o jako najem.
9. Lokale użytkowe:
o własnościowe,
o wynajmowane przez spółdzielnię,
o objęte opłatami eksploatacyjnymi,
o objęte fakturowaniem.
10. Najczęstsze błędy:
• brak podstawy regulaminowej,
• zmiana klucza bez uzasadnienia,
• nieuwzględnienie lokali użytkowych,
• automatyczne rozliczanie wszystkiego według m²,
• kompensowanie kosztów między nieruchomościami.

Zostaną udzielone odpowiedzi na pytania:
1. Czy koszt rozliczać na wszystkie lokale?
2. Czy lokal wynajmowany przez spółdzielnię uczestniczy w kosztach tak samo jak lokale mieszkalne?
3. Czy część kosztu powinna zostać przypisana do działalności najmu?
4. Jakie znaczenie ma regulamin i umowa najmu?

BLOK 5. Media – pełny model rozliczenia od dostawcy do kartoteki lokalu
Cel bloku: przeprowadzenie uczestników przez cały proces rozliczenia mediów.
Zakres
1. Rodzaje mediów:
o centralne ogrzewanie,
o podgrzanie wody,
o zimna woda,
o ścieki,
o gaz,
o energia,
o odpady.
2. Faktura dostawcy i przypisanie kosztu.
3. Zaliczki użytkowników lokali.
4. Odczyty:
o wodomierze,
o ciepłomierze,
o podzielniki,
o ryczałty,
o liczba osób.
5. Rozliczenie okresowe i roczne.
6. Nadpłaty i niedopłaty.
7. Zasada równowagi mediów:
o suma kosztów,
o suma zaliczek,
o suma dopłat,
o suma nadpłat.
8. Ujęcie w kartotekach lokali.
9. Uzgodnienie z księgą główną.
10. Prezentacja w bilansie:
• należności,
• zobowiązania,
• rozliczenia międzyokresowe, jeżeli są uzasadnione.

BLOK 6. Odczyty, reklamacje, korekty i rozliczenia roczne mediów
Cel bloku: pokazanie, jak obsługiwać korekty i reklamacje bez zniekształcania rozliczeń.
Zakres
1. Typowe przyczyny korekt:
o korekta faktury dostawcy,
o błędny odczyt wodomierza,
o błędny odczyt podzielnika,
o uszkodzone urządzenie pomiarowe,
o brak odczytu,
o błędna liczba osób,
o błędna powierzchnia,
o błędne przypisanie lokalu,
o zmiana użytkownika lokalu.
2. Korekta indywidualna.
3. Korekta globalna.
4. Kiedy trzeba przeliczyć całą nieruchomość.
5. Kiedy korekta dotyczy tylko jednego lokalu.
6. Woda bilansowa i różnice pomiarowe.
7. Straty przesyłowe.
8. Różnice zaokrągleń.
9. Reklamacja mieszkańca:
o przyjęcie reklamacji,
o weryfikacja danych,
o protokół,
o decyzja,
o korekta kartoteki,
o informacja zwrotna.
10. Dokumentacja korekt.
Case – błędny odczyt wody
Pytania:
1. Czy korekta dotyczy tylko tego lokalu?
2. Czy zmienia wodę bilansową?
3. Czy trzeba przeliczyć całą nieruchomość?
4. Jaki dokument powinien zatwierdzić korektę?
5. Jak zakomunikować korektę mieszkańcowi?

BLOK 7. Refaktury a rozliczenie kosztów – mieszkańcy, najemcy, lokale użytkowe
Cel bloku: uporządkowanie różnicy między rozliczeniem kosztów a refakturowaniem.
Zakres
1. Czym jest refaktura w praktyce.
2. Kiedy mamy odsprzedaż świadczenia.
3. Kiedy spółdzielnia rozlicza koszt w ramach opłat.
4. Media wobec mieszkańców.
5. Media wobec właścicieli lokali użytkowych.
6. Media wobec najemców lokali użytkowych.
7. Media jako element czynszu najmu.
8. Media rozliczane według faktycznego zużycia.
9. Znaczenie umowy najmu.
10. Znaczenie regulaminu rozliczania mediów.
11. VAT przy refakturowaniu.
12. CIT przy przenoszeniu kosztów.
13. Ryzyka:
• błędna stawka VAT,
• błędny moment podatkowy,
• brak umowy,
• brak odczytów,
• brak zgodności z fakturą dostawcy.
Tabela porównawcza
Obszar Rozliczenie kosztów Refaktura
Charakter rozliczenie wewnętrzne kosztu odsprzedaż świadczenia
Typowy odbiorca użytkownicy lokali mieszkalnych najemcy, kontrahenci
Dokument rozliczenie, kartoteka, nota, informacja faktura VAT
Podstawa regulamin/opłaty umowa cywilnoprawna
Ryzyko błędne salda lokali błędna stawka VAT lub moment podatkowy
Pytanie:
Czy obciążenie mieszkańca dopłatą za wodę po rozliczeniu rocznym jest refakturą, czy rozliczeniem kosztów mediów?

BLOK 8. Najem lokali użytkowych i powierzchni – umowy, fakturowanie, ewidencja
Cel bloku: odróżnienie najmu jako działalności wynikowej od rozliczeń GZM.
Zakres
1. Najem lokali użytkowych.
2. Najem garaży i miejsc postojowych.
3. Najem dachu pod anteny.
4. Reklamy na elewacji.
5. Dzierżawa gruntu.
6. Udostępnianie powierzchni wspólnych.
7. Umowa jako podstawa ewidencji:
o czynsz,
o opłaty dodatkowe,
o media,
o kaucje,
o waloryzacja,
o termin płatności,
o okres wypowiedzenia.
8. Fakturowanie:
o czynsz,
o media,
o opłaty eksploatacyjne,
o kaucje,
o odsetki.
9. Ewidencja przychodów.
10. Ewidencja kosztów przypisanych do najmu.
11. Alokacja kosztów wspólnych.
12. Rozrachunki z najemcami.
13. Windykacja najemców.
14. Prezentacja w rachunku zysków i strat.
Case – wynajem lokalu użytkowego
Pytania:
1. Co jest czynszem?
2. Co jest zwrotem kosztów?
3. Co powinno być fakturowane?
4. Czy wszystkie pozycje są przychodem działalności poza GZM?
5. Jak przypisać koszty lokalu użytkowego?

BLOK 9. Pożytki, CIT i VAT – kwalifikacja przychodów, kosztów i ryzyk podatkowych
Cel bloku: pokazanie, że pożytki i najem wymagają analizy księgowej, podatkowej i regulaminowej.
Zakres
1. Pożytki z nieruchomości wspólnej.
2. Przychody z majątku własnego spółdzielni.
3. Pożytki przypisane do konkretnej nieruchomości.
4. Pożytki ogólnospółdzielcze.
5. Najem lokalu użytkowego jako działalność opodatkowana.
6. Dach pod antenę.
7. Reklama na elewacji.
8. Dzierżawa gruntu.
9. Kwalifikacja przychodu:
o GZM,
o pożytki z nieruchomości wspólnej,
o majątek własny,
o działalność gospodarcza.
10. CIT:
• przychody podatkowe,
• koszty podatkowe,
• alokacja kosztów wspólnych,
• przeznaczenie dochodu,
• zwolnienie dotyczące GZM,
• ryzyko błędnej kwalifikacji.

11. VAT:
• najem,
• media,
• reklamy,
• kaucje,
• korekty,
• moment powstania obowiązku podatkowego.

12. Dokumentacja podatkowa:
• umowy,
• faktury,
• uchwały,
• regulaminy,
• kalkulacje kosztów,
• klucze podziałowe.
Przykład – reklama na elewacji
Zostaną udzielone odpowiedzi na pytania:
1. Czy przychód dotyczy tej nieruchomości?
2. Czy można nim obniżyć opłaty?
3. Czy można przeznaczyć go na fundusz remontowy?
4. Jakie są skutki CIT?
5. Jakie są skutki VAT?
6. Jak pokazać to w rozliczeniu dla mieszkańców?

BLOK 10. Kontrola danych, uzgodnienia systemów i dokumentacja dowodowa
Cel bloku: pokazanie, że poprawność rozliczeń zależy od jakości danych wejściowych.
Zakres
1. Uzgodnienie systemu naliczeń z księgą główną.
2. Uzgodnienie kartotek lokali z kontami syntetycznymi.
3. Uzgodnienie mediów:
o faktury dostawców,
o zaliczki,
o odczyty,
o nadpłaty,
o niedopłaty.
4. Kontrola danych wejściowych:
o powierzchnie lokali,
o liczba osób,
o udziały,
o liczniki,
o wodomierze,
o podzielniki,
o stawki,
o taryfy,
o grupy lokali.
5. Błędy systemowe:
o podwójne naliczenia,
o brak naliczenia,
o zła stawka,
o zły składnik opłaty,
o niewłaściwe przypisanie lokalu do nieruchomości,
o niewłaściwe przypisanie licznika.
6. Ścieżka audytu.
7. Raporty kontrolne przed rozliczeniem rocznym.
8. Raporty kontrolne przed zamknięciem roku.

BLOK 11. Komunikacja z mieszkańcami i obsługa sporów rozliczeniowych
Cel bloku: pokazanie, jak przedstawić rozliczenia tak, aby były zrozumiałe i ograniczały konflikty.
Zakres
1. Dlaczego mieszkańcy kwestionują rozliczenia.
2. Najczęstsze źródła sporów:
o media,
o różnice wody,
o dopłaty,
o pożytki,
o podwyżki opłat,
o remonty,
o lokale użytkowe w budynku.
3. Jak przygotować informację o rozliczeniu mediów.
4. Jak uzasadnić dopłatę.
5. Jak wyjaśnić różnicę między kosztem a opłatą.
6. Jak wyjaśnić, że spółdzielnia nie zarabia na mediach.
7. Jak odpowiadać na reklamację.
8. Jak dokumentować odpowiedź.
9. Kiedy potrzebna jest korekta, a kiedy tylko wyjaśnienie.
10. Znaczenie prostych tabel i schematów.
Przykład komunikatu
Zamiast:
„Dopłata wynika z rozliczenia kosztów.”
lepiej:
„Dopłata wynika z różnicy między zaliczkami naliczonymi w trakcie roku a rzeczywistym kosztem ciepła przypadającym na lokal według regulaminowego algorytmu. Łączny koszt ciepła dla budynku wyniósł 600 000 zł, zaliczki pokryły 570 000 zł, a różnica została rozliczona na lokale zgodnie z zasadami przyjętymi w regulaminie.”

BLOK 12. Warsztat końcowy – kompleksowe rozliczenie GZM, mediów, pożytków i najmu
Cel bloku: połączenie wszystkich obszarów w jednym praktycznym case.
Case – ze wszystkich omawianych zagadnień
Przedstawione zostanie, jak:
1. Ustalić wynik/niedobór GZM.
2. Rozliczyć pożytki z reklamy.
3. Rozliczyć media.
4. Ustalić nadpłaty i niedopłaty.
5. Ocenić korektę odczytu.
6. Oddzielić najem od GZM.
7. Przypisać koszty wspólne.
8. Wskazać skutki CIT.
9. Wskazać skutki VAT.
10. Przygotować dokument PK.
11. Wskazać dane do informacji dodatkowej.
12. Przygotować krótką informację dla mieszkańców.
13. Przygotować notatkę dla Zarządu.

Efekt końcowy szkolenia
Po szkoleniu uczestnik powinien umieć:
• odróżnić GZM od działalności poza GZM,
• przypisać koszt do właściwej nieruchomości, lokalu, medium lub działalności,
• dobrać i udokumentować klucz podziałowy,
• rozliczyć media od faktury dostawcy do kartoteki lokalu,
• odróżnić refakturę od rozliczenia kosztów,
• przygotować korektę mediów,
• obsłużyć reklamację rozliczenia,
• sprawdzić zgodność systemu rozliczeniowego z księgą główną,
• rozliczyć pożytki z nieruchomości wspólnej,
• prawidłowo ująć najem lokali użytkowych i powierzchni,
• rozpoznać podstawowe ryzyka CIT i VAT,
• przygotować dokument PK,
• wskazać dane do informacji dodatkowej,
• przygotować zrozumiałe wyjaśnienie dla mieszkańców.

Pobierz program szkolenia: Rozliczanie kosztów GZM 25.08.26.pdf