background
Przechowywanie faktur w formie elektronicznej

Poszerzanie zakresu swojej działalności oraz związana z prowadzeniem firmy liczba otrzymywanych dokumentów sprawia, że wielu przedsiębiorców poszukuje sposobów na ich wygodne przechowywanie. Rozwiązaniem może być wprowadzenie elektronicznego systemu archiwizacji dokumentów.

Ma ono niewątpliwie wiele zalet, wśród których wymienić można skrócenie czasu obiegu dokume

ntów czy rozwiązanie problemu z brakiem miejsca i odpowiednich warunków na ich przechowywanie. Przed wprowadzeniem jakichkolwiek zmian warto jednak dowiedzieć się, jakie wymogi powinny zostać spełnione, aby mieć pewność działania zgodnie z obowiązującym prawem.

Sposób, w jaki powinny być przechowywane dokumenty firmowe, określa w precyzyjny sposób ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (tj. Dz.U. z 2013 r., poz. 330. ze zm). Zgodnie z jej art.73 dowody księgowe i dokumenty inwentaryzacyjne przechowuje się w jednostce, w oryginalnej postaci, w ustalonym porządku dostosowanym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w podziale na okresy sprawozdawcze, w sposób pozwalający na ich łatwe odszukanie. Dodatkowo roczne zbiory dowodów księgowych i dokumentów inwentaryzacyjnych należy oznaczać poprzez określenie nazwy ich rodzaju, a także symbolem końcowych lat i końcowych numerów w zbiorze.

Wspomniana wyżej ustawa dopuszcza możliwość przechowywania niektórych dokumentów w formie elektronicznej, a więc np, w postaci skanu. W ten sposób można usprawnić funkcjonowanie przedsiębiorstwa ze względu na bardziej efektywną metodę przetwarzania danych. Przedsiębiorcy planujący zmiany w swoich firmach powinni jednak pamiętać, że nie wszystkie dokumenty można przechowywać w formie elektronicznej. Wyjątkiem w tym przypadku są dokumenty dotyczące przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów oraz inne ważne dokumenty określone przez kierownika jednostki. Jeśli jednak chodzi o treść innych dowodów księgowych, a w tym faktur, może ona zgodnie z prawem być przeniesiona na cyfrowe nośniki danych umożliwiających zachowanie dowodów w trwałej i nie zmienionej postaci. Warunkiem jest posiadanie urządzeń pozwalających na odtworzenie dowodów w postaci wydruku, jeśli przepisy nie stanowią inaczej. Wydruk jest w tym przypadku dowodem równoważnym z dowodem księgowym, z którego treść przeniesiona została na cyfrowy nośnik danych.

W wymienionej wyżej ustawie zawarte zostały także wymogi związane ze sposobem przechowywania dowodów księgowych. Zgodnie z przepisami muszą być one przechowywane w należyty sposób i chronione przed niedozwolonymi zmianami, nieupoważnionym rozpowszechnianiem, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Jeśli mają one formę cyfrową, konieczne jest zastosowanie działań mających na celu ochronę danych, a więc zastosowanie odpornych na zagrożenia nośników, wybór odpowiednich środków ochrony zewnętrznej, a także tworzenie zapasowych kopii zbiorów danych zapisanych na nośnikach cyfrowych, pod warunkiem, że zostanie zapewniona trwałość zapisu informacji systemu rachunkowości przez określony do przechowywania ksiąg rachunkowych czas. Ponadto konieczne jest zagwarantowanie ochrony programów komputerowych i danych systemu informatycznego rachunkowości poprzez wykorzystanie odpowiednio dobranych rozwiązań programowych i organizacyjnych, które chronią przed zniszczeniem lub dostępem do nich osób nieupoważnionych.

O sposobach przechowywania dokumentów informuje także ustawa o podatku od towarów i usług. Zgodnie z tą regulacją podatnicy mają obowiązek przechowywać ewidencje prowadzone dla celów rozliczania podatku oraz wszystkie dokumenty, a w szczególności faktury, związane z tym rozliczeniem do czasu upływu terminu przedawnienia podatkowego. Warto przy tym zaznaczyć, że wystawione i otrzymane przez podatnika faktury VAT muszą być przechowywane w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie, autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność od momentu wystawienia do terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Dozwolone jest przechowywanie faktur w formie elektronicznej poza granicami PR, o ile dostęp on-line do tych dokumentów będzie umożliwiony naczelnikowi urzędu skarbowego, naczelnikowi urzędu celno-skarbowego, dyrektorowi izby administracji skarbowej lub Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej. Ustawa nie informuje wprost, czy na terenie PR dozwolone jest przechowywanie faktur w formie elektronicznej. Należy jednak założyć, że skoro możliwe jest wystawienie faktur VAT w formie elektronicznej, a podatnik ma prawo do odliczeń podatkowych z takich faktur, dopuszczalne jest również przechowywanie ich w formie elektronicznej. Nie ma też przepisów jednoznacznie odnoszących się do kwestii przechowywania dokumentów w podatku dochodowym od osób prawnych. Podatnicy są jednak zobowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości i ustawy o podatku od towarów i usług. Należy więc przyjąć, że przechowywanie FV w formie elektronicznej jest dopuszczalne, o ile zachowane zostaną wymogi zawarte w obowiązujących przepisach prawa.

szkol sl finansowo ksiegowych